Comment éviter les erreurs lors de la préparation de commande ?

 

Comment éviter les erreurs lors de la préparation de commande ?

 

Découvrez des conseils essentiels pour une préparation de commande efficace et sans erreurs. Organisez votre espace de travail, formez votre personnel et utilisez les bonnes pratiques d’emballage. Améliorez vos processus afin d’offrir à vos clients une expérience irréprochable.

L’une des étapes les plus importantes dans le circuit de la supply chain se tient dans la préparation de commande. Il s’agit d’un enjeu capital aussi bien pour l’image de marque de l’entreprise que pour l’activité elle-même. Le risque principal reste l’erreur humaine qui peut survenir à différents moments de la préparation, entre le picking et l’expédition du colis. Afin de réduire ces risques, les logisticiens peuvent adopter différentes méthodes et stratégies. Cela permet de pallier les erreurs et d’améliorer les conditions de travail. Découvrez ci-dessous ce qu’il est possible de mettre en place, ainsi que les erreurs à éviter si vous souhaitez vous rapprocher d’un service zéro défaut.

Mettre en place les bonnes pratiques pour une préparation de commande sans erreurs

Commençons par rappeler le circuit de la commande. Lorsque la commande est validée et arrive en zone de préparation, elle suit ce schéma : picking, consolidation, contrôle, emballage, étiquetage, arrivée en zone d’expédition puis départ vers sa destination finale. À chacune de ces étapes, une erreur reste possible. Plus elle est découverte tardivement, plus le coût pour la rectifier sera important, que ce soit en euros ou en temps.

5 conseils pour une préparation de commande efficace

Répertorier quelques bonnes pratiques vous aidera à optimiser vos préparations de commandes. Celles énoncées ci-dessous sont les plus simples à mettre en œuvre. Mais d’autres sont applicables selon la spécificité de vos produits et la configuration de vos locaux.

Organiser l’entrepôt judicieusement

C’est l’un des points les plus évidents, mais aussi l’un des plus complexes à mettre en place. En fonction de la taille de votre entrepôt, il sera préférable d’organiser les racks selon des principes simples. Cela implique de respecter des distances courtes entre les rayonnages et la zone d’emballage, puis entre celle d’expédition. De plus, il est recommandé de mettre les produits les plus vendus en avant des rayonnages et de faciliter l’accès à la zone de picking. Enfin, les opérateurs doivent avoir à leur disposition tout le matériel nécessaire comme des tables de préparation. Comme par exemple des lecteurs de code barres, des petites fournitures telles que ciseaux, cutter, ruban adhésif, plus pratique avec son dérouleur, étiquettes, etc.

Utiliser les logiciels de gestion d’entrepôt et les outils numériques

Il est question ici de logiciels professionnels, accompagnés d’outils tels que scanners, lecteurs de code barre, etc. Un WMS (Warehouse Management System) vous aidera à optimiser les stocks, à prévenir les ruptures et à fournir des statistiques précises. En outre, ce type de logiciel sait trier les envois par destination, éditer les étiquettes et fournir toutes les indications pour la consolidation des commandes. Il cartographie tout le stock et adresse l’ensemble des rayonnages afin de faciliter le picking.

Vérifier le stock

Tenir un état des stocks rigoureux vous permettra de vous assurer de la quantité disponible et trouver facilement les articles selon les adresses des racks. C’est aussi un moyen de satisfaire vos clients en garantissant la disponibilité des produits.

Utiliser les emballages appropriés

Adaptés au plus près de la taille et de la forme de vos produits, les emballages sont destinés à être manipulés à de nombreuses reprises. À ce titre, les colis doivent être conditionnés dans des emballages résistants tout en restant faciles d’usage pour les clients.

Former le personnel

Nombre d’erreurs proviennent du fait que le personnel ne connaît pas suffisamment l’entrepôt et la façon dont il est organisé. Cela s’ajoute à la sous-utilisation des outils numériques, encore trop peu exploités. Il est important de prendre le temps de bien expliquer le fonctionnement de tous ces outils, une bonne intégration permettra d’éviter des surcoûts dus au remplacement de produits erronés, ou à la réexpédition d’un produit conforme, etc.

6 erreurs à éviter lors de la préparation de commande

Parmi les erreurs les plus communes dans les préparations de commandes, on retrouve celles concernant les produits, mais aussi celles sur les stocks, ou encore les échanges avec les clients. Une fois les fautes identifiées, il sera plus simple de les prévenir voire de les éradiquer afin de parvenir à une expérience client réellement impeccable.

Erreur de picking

Il s’agit d’une mauvaise collecte de produit dans le stock. Erreur humaine lorsque la marchandise est prélevée manuellement. De même, cette erreur peut se produire lorsque le picking est réalisé par un robot, car cela signifie que le produit a été rangé dans la mauvaise case ou dans le mauvais rack. C’est le risque le plus courant et il est nécessaire d’apporter la plus grande vigilance au contrôle de la commande avant de fermer l’emballage.

Erreur de quantité

Cette erreur peut se produire lorsque la commande comporte plusieurs produits. L’opérateur se trompe avec un produit en plus ou en moins. Un contrôle avec un scanner de code barres peut pallier ce problème.

Mauvaise gestion des stocks

Les deux erreurs ci-dessus proviennent parfois d’un état des stocks mal renseigné. En vous aidant d’un logiciel de type WMS, vous gérerez mieux les approvisionnements, entrées et sorties. Vous pourrez aussi obtenir un aperçu en temps réel des produits disponibles. Notez que le WMS peut également gérer les accessoires qui entourent la préparation de commande comme les emballages et les garnitures.

Mélange de commandes

C’est une erreur qui peut survenir lorsque l’opérateur suit la méthode pick then pack (voir les différentes méthodes de préparation de commande). Celle-ci consiste à collecter les produits de plusieurs commandes avant de les emballer. C’est une technique à haut rendement, mais qui n’est pas sans risque. Ici aussi, une vérification par un logiciel peut rectifier l’envoi avant son départ définitif.

Confusion de produits similaires

Les opérateurs peuvent avoir à traiter plusieurs fois le même produit s’il est compris dans plusieurs commandes différentes. Afin de ne pas se tromper de destinataire, l’utilisation d’un lecteur de code barres peut vous aider à trier la marchandise, tout comme des étiquettes ou un système de repérage.

Manque de communication

Les équipes impliquées dans la préparation de commande doivent impérativement communiquer entre elles. Les collaborateurs peuvent faire remonter des informations concernant l’état des stock, sur la façon dont ils se répartissent les commandes et les problèmes rencontrés.

Dans le même esprit, la non-communication envers les clients montre les erreurs suivantes. Cela inclut le remplacement d’un produit manquant sans consulter le client. De plus, il s’agit de ne pas tenir compte des spécificités de la commande, comme la taille d’un produit, lorsqu’il existe dans plusieurs conditionnements.

La préparation de commandes devient une activité critique lorsqu’elle risque d’engendrer des erreurs coûteuses. Les quelques conseils prodigués dans cet article vous aideront à réduire voire éviter ces erreurs, en perfectionnant vos processus logistiques. En plus d’améliorer votre image de marque auprès de vos clients, vous leur offrirez une expérience positive. Les équipes de CGE emballages peuvent vous aider à améliorer vos préparations de commandes grâce à des emballages de qualité et des fournitures adaptées.

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